Maaf jika judulnya agak provokatif, karena Dikti memang perlu dikritisi secara keras.

SIPKD sudah hidup lagi, dengan tampilan baru, tetapi semangatnya masih yang lama. Saya belum sempat mencobanya kembali, tetapi dari cerita teman-teman yang sudah pernah mengakses, sepertinya juga masih ada masalah.

SIPKD sekarang dibuka secara terbatas, pemakai diberi jadwal untuk mengaksesnya. Senin dan Selasa untuk para guru besar dan dosen dengan jabfung lektor kepala, dan seterusnya. Beberapa teman berjabfung lektor yang sudah pernah mencoba pada hari yang dijadwalkan ternyata tidak bisa, dan setelah mengulangi pada hari untuk asisten ahli ternyata bisa. Setelah dianalisis ternyata data di databasenya Dikti (Forlap) ternyata memang masih asisten ahli.

Dan di titik inilah persoalan dimulai.

Sepertinya SIPKD mengambil data dari Forlap (dalam contoh di atas: data jabfung). Secara konsep desain sistem informasi, memang sebaiknya begitu: data bisa dipertukarkan antara sistem satu dengan sistem lainnya. Tidak perlu sebuah aplikasi membangun database-nya sendiri jika data yang diperlukan bisa disediakan oleh aplikasi lain.

Persoalannya adalah kenyataan bahwa data Forlap tidak dalam kondisi terbarui. Banyak data yang tidak akurat, bahkan tidak benar yang tersimpan di Forlap. Dan data inilah yang kemudian digunakan di SIPKD (dan mungkin juga di sistem-sistem lain), dan menjadi landasan pengambilan keputusan (kenaikan jabatan, misalnya).

Kita bisa membayangkan apa yang akan terjadi jika pengambilan keputusan didasarkan pada data sampah (rubbish). Teori sistem informasi mengatakan bahwa input data sampah akan menghasilkan informasi sampah pula. Jika informasi sampah ini digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan, jelas kualitas keputusannya juga tidak baik. Seorang dosen X dengan jabatan lektor ingin naik ke lektor kepala. Dia sudah mengisi SIPKD dengan baik, tetapi usulan kenaikan jabatannya ditolak oleh sistem karena menurut data Forlap si dosen masih asisten ahli….Sungguh mengenaskan.

Jadi persoalannya adalah: SIPKD tergantung pada data di Forlap, sementara proses pembaruan data di Forlap tidak berjalan dengan baik. Kondisi ini menjadi bom waktu. Jika bom ini meledak, keadaan akan menjadi chaos. Dosen yang dirugikan pasti protes (dalam hal ini ke Dikti karena Dikti-lah yang menjalankan sistem-sistem itu). Dikti tidak mau disalahkan karena sistemnya mengambil data dari Forlap, sementara data Forlap diisi dan diperbarui oleh perguruan tinggi (PT). Kalau data tidak terbarukan, berarti yang salah PT-nya. Bukankah ini sama saja Dikti membenturkan dosen dengan PT-nya sendiri dan seolah tidak mau disalahkan? Dikti seolah bilang,”Hey dosen, kamu jangan komplain ke saya. Aku hanya menyediakan sistem. Yang mengisi SIPKD dirimu sendiri, dan yang mengupdate data dirimu adalah PTmu sendiri. Kalau mau komplain, komplainlah ke PTmu sendiri”.

Sungguh suatu skenario yang menarik…dan ini baru urusan kenaikan jabatan. Bagaimana nanti jika database induk ini digunakan untuk melakukan perencanaan strategis pengembangan PT, mengembangkan kerjasama, dan sebagai sumber referensi bagi banyak keperluan? Semakin banyak sistem informasi yang mengakses data yang tidak valid, semakin besar potensi kekacauan yang bisa ditimbulkannya.

Jadi jika suatu hari nanti para dosen menerima surat edaran dari pejabat Dikti yang menyatakan bahwa mulai hari itu proses pengusulan kenaikan pangkat/jabatan sepenuhnya didasarkan pada SIPKD, saat itulah pewaktu (timer) bom mulai berjalan menghitung mundur…

Satu kesalahan lagi yang dilakukan Dikti: mengasumsikan bahwa semua perguruan tinggi besar dan kecil telah siap untuk mengikuti proses dan mekanisme online. Bukan masalah infrastrukturnya, tetapi penyelarasan sistem dan proses birokrasinya yang masih menjadi problem besar. Kalau Dikti mau menggunakan Forlap sebagai basisdata dasar untuk berbagai urusan, siapkan dulu PT-PT yang ada agar mereka memiliki governance yang baik. Pencatatan dan pelaporan secara berdisiplin harus menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari proses-proses administrasi akademik. Perlu ada sistem quality assurance untuk data juga. Hanya dengan cara inilah kualitas data Forlap akan meningkat dan terpercaya.

Ketidaksiapan dalam menjalankan sistem-sistem terkomputerisasi online juga terjadi pada level individual dosen. Berapa banyak dosen yang tertib menyimpan SK-SK yang dia peroleh selama bekerja? Berapa banyak dosen yang masih punya salinan surat ijin Setkab waktu studi di luar negeri dulu? Kemarin kita menganggap bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah tidak bernilai lagi, hilang juga tidak apa-apa, padahal tradisi mengarsip itu penting dalam proses-proses birokrasi onlen.

So far so good… sampai hari ini saat proses kenaikan jabatan memaksa kita untuk juga menyertakan dokumen-dokumen yang tidak kita anggap penting itu. Bayangkan jika usulan kenaikan jabatan saya harus dilampiri juga dengan surat ijin belajar saat studi S3 ke Australia 15 tahun yang lalu. Pasti saya akan heboh mencari surat itu. Pertanyaannya: jika memang surat saya sudah hilang, apakah saya sama sekali tidak bisa naik jabatan? Rasanya kok sangat aneh jika saya benar-benar tidak bisa naik jabatan.

Dikti tidak boleh mengabaikan bahwa banyak dosen yang belum siap bekerja dengan sistem online. Bukan masalah mengoperasikan sistemnya, tapi pada kesediaan mereka untuk mengubah cara kerja agar bisa berjalan seiring dengan sistem online tersebut. Kalaupun Dikti ingin menerapkan kebijakan baru, harus ada solusi bagi dosen-dosen yang tidak bisa memenuhi persyaratan-persyaratan nonsubstansial. Surat ijin Setkab bisa diganti dengan surat pernyataan dari Dekan, misalnya. Tanpa ada workaround temporer seperti ini, dosen akan frustrasi dan pada akhirnya akan muncul chaos juga.

 

13 Comments on Sistem-sistem informasi Dikti = bom waktu?

  1. Ratna Wardani says:

    saya baca, saya mengerti dan saya belajar… 🙂

  2. Bisa dipahami sistem memang memudahkan segala urusan.
    Namun, dalam beberapa hal bisa memakan banyak korban. Apalagi kalau sistemnya ‘sampah’.
    Salah satunya adalah penilaian deskripsi diri (DD) dalam serdos. Setinggi apapun nilai test TOEP dan TPA, kalau tidak bisa ‘menjual diri’ lewat DD kemungkinan tidak lulus. Hal ini seperti yang dipertanyakan oleh banyak dosen yang tidak lulus karena DD, walaupun jumlah publikasi internasionalnya banyak.
    Batasan jumlah kata minimal dalam tiap poin tidak relevan.
    Algoritma kemiripan kalimat juga dipertanyakan, misalnya judul kegiatan sama, tahun dst, yang beda adalah keterangan peran sebagai anggota/ketua kegiatan akan muncul sebagai plagiasi.
    Ditambah lagi penilaian kata, kalimat dan gaya bahasa berdasarkan ‘selera’ asesor. Jumlah publikasi, pengabdian dan jam mengajar kurang menjadi pertimbangan. Mungkin dosen perlu ikut bimbel membuat naskah DD.
    Duh, malah curhat… Tapi demikian adanya.

  3. Djoko Kustono says:

    Ass Wr Wb,
    SIPKD memang mendasarkan data awal dari forlap hal ini sdh setiap kali diinformasikan melalui berbagai macam sosialisasi, pertimbangannya adalah antara semua sistem mempunyai satu data. SIPKD tdk bisa membayangkan seandainya SIPKD juga men “generate” data base sendiri… dan tdk sama dgn yang lain kan tambah repot. Oleh krn itu pintu masuk kepada data pokok diserahkan kepada forlap… rasanya ini cara terbaik.
    Oleh karena itu dosen/perg. tinggi yang ingin memperbaiki datanya seharusnya memang hrs lewat forlap.
    Perbaikan data memang diserahkan oleh perg. tinggi karena perg. tinggi lah yang dianggap mempunyai data paling baik.
    Insya Allah kalau data awal baik maka ke SIPKD tdk akan masalah
    Wass

    • lukito says:

      Memang sebaiknya datanya terintegrasi pak. Kalau tidak, nanti akan muncul problem integritas data. Kalau usulan saya lebih ekstrim lagi: biarlah urusan data menjadi kewenangan PT. Bahwa mau menggunakan SIPKD atau yg lainnya, dipersilakan saja. Jadi Dikti berurusan dengan manajemen PT saja, jangan langsung ke dosennya. Model berjenjang spt ini akan menyederhanakan banyak persoalan. PR terbesar kita mungkin adalah menyiapkan PT agar mampu menjalankan kebijakan Dikti dengan baik..

  4. Djoko Kustono says:

    Terima kasih nampaknya Bp juga sependapat bahwa data sebaiknya terintegrasi, supaya tdk muncul problem integrasi Terkait dengan SIPKD, sebenarnya bhw SIPKD hanya sebuah sistem sedang data tetap kewenangan PT, dikti dlm SIPKD sama sekali tdk merubah data PT jadi SIPKD seperti hal nya sebuah form saja. Sebenarnya maksud meluncurkan SIPKD (yang diawali dgn BKD mulai thn 2010 – dan tdk ada masalah)adalah agar data perg. tinggi dan dosen dapat dimanfaatkan oleh semua dosen di perg. tinggi dengan mudah karena mempunyai format yang sama. Di Indonesia ini terdapat sekitar 4000 an perguruan tinggi, bayangkan rumitnya memanfaatkan data tersebut seandainya setiap perg. tinggi mempunya format data yang berbeda dan hanya terdapat pada perg. tingginya saja
    Data kami menunjukkan Respon teman-teman UGM termasuk yang sangat bagus terhadap SIPKD ini lebih dari 95 % dosen telah mengisi dengan baik dan sy yakin data bagus dari UGM ini akan sagat berguna bagi bangsa ini– terima kasih atas kerja samanya selama ini—

  5. hadi . p says:

    mudah-mudahan begitu adanya pak

  6. Ijin share ya Bapak..

    Tulisan ini sungguh merupakan isi hati saya (dan banyak rekan2 dosen lain pasti).
    Semoga segera terdengar oleh pejabat2 tinggi Dikti, amin

  7. soenarto says:

    Memang istilah SDM itu keren, semua dosen kalau sudah selesai studi S2 dan S3 menyatakan dirinya SDM nya terbaik. Apalagi kalau sudah menyandang status guru besar yang banyak orang mengatakan profesor, padahal profesor itu kata orang kalau di negeri asalnya sana di sebut guru profesional, katanya. Tetapi kenyataannya sekarang menghadapi yang dikatakan SIPKD saja HEBOH. Ikuti sajalah apa maunya DIKTI itu. Nah sekarang SIPKD baru online beberapa hari saja, sudah loyo. Sekarang mulai tanggal 14-02-2014 kembali lagi pakai BKD yang menurut saya itu lebih baik & kembali ditangani kopertis wilayah masing-masing. Bagaimana DIKTI …..???

  8. Syamsuria says:

    Integrasilah dari kedua institusi ini saya kira sangat penting untuk menjalankan sistem yang baik karena fakta yang terjadi banyak kesalahan data yang tidak valid termasuk saya sendiri pak. Namun, jika memang terjadi adanya segera melapor kepihak dikti atas kesalahan data itu.

  9. Joko Kusmanto says:

    Betul sekali Pak Lukito,sudah setahun saya aktif dari tugas belajar, tetapi di forlap tetap masih saja tugas belajar, begitu juga studi.dikti.go.id, masih tercatat aktif sebagai mahasiswa pasca. Ketika saya tanya ke institusi sendiri, dijawab bahwa sudah diperbaharui data di PDPT-nya. Begitu juga, begitu selesai studi sudah lapor diri di studi.dikti.go.id, tetapi ternyata tidak ada gunanya. Kapan bom-nya meledak ya Pak? Perlukah kita turun ke jalan seperti ketika masih muda dulu?

  10. arifin says:

    saya baca..kebetulan saya juga korban dari pembaruan data online dikti. seperti biasa kalau di cek di laman forlap data saya bisa di lacak, tiba2 setelah di lakukan maintenaince data. data saya tdk bisa di lacak lagi di forlap hingga sekarang ini..saya mengurus ke berbagai pintu yang tepat, kok belum muncul2 juga.

  11. Guru Pantura says:

    Saya setuju dengan saran untuk mengintegrasikan data-data antara PT dengan data Forlap Dikti, sehingga meminimalisir waktu dan juga memotong proses birokrasi dan pengajuan yang berbelit-belit.
    Saya sendiri juga sempat mengalami ketidaksinkronan data lulusan saya yang ada di Forlap Dikti dengan Data di PT asal.

  12. Selain bermasalah pada sistem data pokok mahasiswa, ternyata permasalahan sistem Dikti ini terjadi juga pada Dosen ya?
    Sungguh disayangkan jika kecanggihan teknologi yang seharusnya bisa mempermudah segala urusan administratif malah terkendala belum adanya rasa sadar untuk mengupdate data dari pihak PT.

Leave a Reply